Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Legill & Senden Kfz-Sachverständigenbüro GmbH Hamburger Straße 4 50321 Brühl

Telefon

02232 941994

E-Mail

info@kfzschaden.nrw

Vertreten durch

Sascha Legill, Sebastian Maria Senden

2. Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den vorstehenden Kontaktdaten.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Anwendung sowie unserer Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder dann, wenn eine Rechtsvorschrift die Verarbeitung gestattet.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Verarbeitung auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern Ihre Interessen oder Grundrechte nicht überwiegen.

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, wenn dies durch europäische oder nationale Vorschriften vorgesehen ist, denen wir unterliegen.

4. Bereitstellung der Anwendung und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Anwendung erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen des aufrufenden Endgeräts. Erhoben werden die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite, der übertragene Datenumfang, der Browsertyp nebst Version sowie das Betriebssystem.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im technischen Betrieb, in der Auslieferung der Anwendung an das Endgerät sowie in der Abwehr und Aufklärung von Angriffen. Die Logfiles werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten sicherheitsrelevanten Vorfalls benötigt werden.

Die Anwendung wird betrieben bei: Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

5. Cookies und Speicherung auf Ihrem Endgerät

Wir setzen ausschließlich Cookies und Speichertechniken ein, die für den Betrieb der Anwendung unbedingt erforderlich sind. Eine Analyse Ihres Verhaltens, eine Reichweitenmessung oder eine Weitergabe an Werbenetzwerke findet nicht statt.

Sitzungs-Cookie

Weist Ihr Endgerät dem aufgerufenen Vorgang zu, damit Ihre Eingaben zugeordnet werden können. Wird ausschließlich verschlüsselt und ohne Zugriffsmöglichkeit durch Skripte übertragen und verfällt nach Ablauf des Zugangslinks.

Auswahl der Firma

Speichert, für welches Sachverständigenbüro Sie die Anwendung geöffnet haben, damit Darstellung und Ansprechpartner korrekt bleiben.

Zwischenstand des Formulars

Ihre bisherigen Angaben werden im Speicher Ihres Browsers gehalten, damit ein versehentliches Neuladen den Fortschritt nicht verwirft. Diese Daten verlassen Ihr Endgerät erst mit dem Absenden.

Bestätigung des Cookie-Hinweises

Speichert, dass Ihnen der Hinweis bereits angezeigt wurde.

Die Speicherung erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung, weil sie für die von Ihnen gewünschte Nutzung unbedingt erforderlich ist. Die anschließende Verarbeitung der Daten stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

6. Erfassung und Bearbeitung Ihres Schadenfalls

Kern der Anwendung ist die Aufnahme Ihres Schadenfalls und dessen Bearbeitung durch unser Sachverständigenbüro. Hierzu verarbeiten wir:

Kontaktdaten

Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, bevorzugter Kontaktweg.

Fahrzeug- und Halterdaten

Amtliches Kennzeichen, Fahrzeugidentifizierungsnummer, Hersteller, Typ, Erstzulassung, Laufleistung sowie die Angaben aus der Zulassungsbescheinigung Teil I.

Schadendaten

Unfallhergang, Unfallzeitpunkt und -ort, betroffene Fahrzeugbereiche, Vorschäden, Fahrbereitschaft und Verkehrssicherheit.

Versicherungs- und Abwicklungsdaten

Versicherer, Versicherungsschein- und Schadennummer, Art der Regulierung, Vorsteuerabzugsberechtigung, beauftragte Rechtsanwaltskanzlei und Werkstatt.

Vertragsdaten

Ihre elektronische Unterschrift nebst Begleitdaten sowie die erzeugten Vertragsdokumente.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Durchführung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Soweit wir Daten zur Durchsetzung von Ansprüchen oder zur Abwehr unberechtigter Forderungen benötigen, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für die Aufbewahrung der abrechnungsrelevanten Unterlagen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften.

7. Fotos und hochgeladene Dokumente

Die von Ihnen aufgenommenen oder hochgeladenen Fotos und Dokumente sind Grundlage der Schadenbewertung. Wir prüfen jede Datei auf ihren tatsächlichen Dateityp und entfernen eingebettete Metadaten, insbesondere Standortangaben, bevor die Datei gespeichert wird.

Bitte laden Sie ausschließlich Aufnahmen hoch, die für den Schadenfall erforderlich sind. Sind auf Fotos unbeteiligte Personen oder fremde Kennzeichen zu erkennen, verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum Zweck der Beweissicherung; wir beschränken die Verarbeitung auf das erforderliche Maß.

8. Automatisierte Auswertung Ihrer Angaben

Um Ihnen die manuelle Eingabe zu ersparen, werden Ihre Angaben teilweise automatisiert ausgewertet. Betroffen sind die Zulassungsbescheinigung, Versicherungsunterlagen, polizeiliche Unterlagen, Schadenfotos sowie Spracheingaben, die Sie anstelle einer Texteingabe verwenden.

Eingesetzt werden Verfahren der Text- und Bilderkennung sowie der Spracherkennung. Die Auswertung erzeugt Vorschläge, die Ihnen zur Prüfung und Korrektur angezeigt werden, und wird stets durch unsere Mitarbeiter überprüft. Eine Entscheidung über Ihren Schadenfall wird nicht allein automatisiert getroffen.

Die Auswertung erfolgt bei einem Auftragsverarbeiter, siehe Abschnitt 13. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die zügige und korrekte Erfassung Ihres Schadens Teil der von uns geschuldeten Leistung ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Hinblick auf unser Interesse an einer effizienten Bearbeitung.

9. Besondere Datenkategorien und Angaben zu Straftaten

Polizeiliche Unterlagen, die Sie uns übermitteln, können Angaben über Ordnungswidrigkeiten oder Straftaten enthalten, auch solche zu weiteren Unfallbeteiligten. Diese Daten verarbeiten wir nach Art. 10 DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ausschließlich zur Feststellung des Schadenhergangs und zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Angaben zu Verletzungen oder zum Gesundheitszustand sind für die Schadenbewertung am Fahrzeug nicht erforderlich. Wir bitten Sie, auf solche Angaben in den Freitextfeldern und in der Spracheingabe zu verzichten. Erhalten wir dennoch Gesundheitsdaten, verarbeiten wir sie nur, soweit dies nach Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, und löschen sie andernfalls unverzüglich.

10. Elektronische Unterschrift

Unterzeichnen Sie den Gutachtenauftrag, die Abtretungserklärung oder eine Vollmacht in der Anwendung, speichern wir neben dem Unterschriftenbild Ihren Namen, den angegebenen Ort, Datum und Uhrzeit, Ihre IP-Adresse, die Kennung Ihres Browsers, die Fassung des bestätigten Einwilligungstextes sowie Prüfsummen der unterzeichneten Dokumente.

Diese Begleitdaten dienen ausschließlich dem Nachweis, dass und mit welchem Inhalt die Unterschrift zustande gekommen ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beweisbarkeit des Vertragsschlusses. Die Daten werden zusammen mit den Vertragsunterlagen aufbewahrt und nicht zu anderen Zwecken ausgewertet.

11. Terminvereinbarung und Kommunikation

Für die Vereinbarung des Besichtigungstermins verarbeiten wir Ihren Terminwunsch und den Besichtigungsort und übertragen den Termin in unseren Kalender. Zur Bestätigung und für Rückfragen kontaktieren wir Sie über den von Ihnen gewählten Weg.

Bitten Sie uns im Telefonat oder im persönlichen Gespräch darum, Ihnen den Zugangslink zu dieser Anwendung per WhatsApp zu senden, übermitteln wir Ihre Mobilfunknummer und den Link an die Meta Platforms Ireland Ltd. Eine Verarbeitung durch deren Konzerngesellschaften in den Vereinigten Staaten ist dabei nicht ausgeschlossen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Übersendung des Links eine vorvertragliche Maßnahme ist, die auf Ihre ausdrückliche Anfrage hin erfolgt. Wir versenden über diesen Weg ausschließlich den Zugangslink und keine weiteren Inhalte zu Ihrem Schadenfall. Wir dokumentieren, dass Sie diesen Übermittlungsweg gewünscht haben.

Sie sind nicht verpflichtet, diesen Weg zu wählen. Auf Wunsch senden wir Ihnen den Link stattdessen per E-Mail oder SMS oder nennen ihn Ihnen am Telefon.

Der E-Mail-Verkehr mit uns erfolgt transportverschlüsselt. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung besteht nicht; wir bitten Sie, besonders schutzbedürftige Angaben nicht unverschlüsselt per E-Mail zu übersenden.

12. Empfänger Ihrer Daten

Im Rahmen der Schadenabwicklung geben wir Ihre Daten an die folgenden Stellen weiter. Diese entscheiden über die Verwendung eigenverantwortlich und sind keine Auftragsverarbeiter:

• Den regulierungspflichtigen Versicherer sowie dessen Beauftragte, soweit dies zur Abrechnung des Schadens erforderlich ist.
• Die von Ihnen beauftragte oder ausgewählte Rechtsanwaltskanzlei.
• Die von Ihnen ausgewählte Werkstatt sowie beteiligte Reparatur- und Abschleppbetriebe.
• Gerichte, Behörden und Sachverständige im Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung.
• Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung im Rahmen der gesetzlichen Prüfungspflichten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Weitergabe zur Vertragserfüllung erforderlich ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung Ihrer Ansprüche.

13. Auftragsverarbeiter

Wir setzen Dienstleister ein, die personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten. Mit allen genannten Stellen bestehen Verträge über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO:

Betrieb der Anwendung

Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland

Automatisierte Text-, Bild- und Spracherkennung

Microsoft Ireland Operations Ltd. im Rahmen des Dienstes Azure AI Foundry. Ausgewertet werden Fahrzeugpapiere, Versicherungsunterlagen, polizeiliche Unterlagen und Schadenfotos; Spracheingaben werden in Text umgewandelt.

Dokumentenablage und Kalender

Microsoft Ireland Operations Ltd., Ablage der Vorgangsunterlagen sowie Verwaltung der Besichtigungstermine.

Versand des Zugangslinks per WhatsApp

Meta Platforms Ireland Ltd. Nur, wenn Sie uns ausdrücklich um diesen Übermittlungsweg gebeten haben, siehe Abschnitt 11.

E-Mail-Versand und -Empfang

Der Anbieter unserer Geschäftspostfächer.

Fehlerdiagnose

Sentry, Erfassung technischer Fehlermeldungen zur Stabilisierung des Betriebs. Wir haben die Übermittlung von Inhaltsdaten so weit wie möglich eingeschränkt.

Weiterverarbeitung im Büro

Unsere Sachverständigen- und Buchhaltungssoftware sowie die DATEV eG im Rahmen der steuerlichen Abwicklung.

14. Übermittlung in Drittländer

Der Betrieb der Anwendung, die Dokumentenablage und die automatisierte Auswertung erfolgen über Anbieter mit Sitz in der Europäischen Union. Ein Zugriff aus Drittländern ist bei diesen Diensten nicht ausgeschlossen, aber vertraglich beschränkt.

Eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten kann beim Versand des Zugangslinks per WhatsApp sowie bei der technischen Fehlerdiagnose stattfinden. Für diese Übermittlungen stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, soweit der Empfänger nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, andernfalls auf die Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen.

Wir weisen darauf hin, dass in den Vereinigten Staaten kein dem europäischen Recht gleichwertiges Datenschutzniveau besteht und insbesondere Zugriffe staatlicher Stellen nicht vollständig ausgeschlossen werden können. Eine Kopie der jeweiligen Garantien stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

15. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es für die Bearbeitung Ihres Schadenfalls erforderlich ist. Nach Abschluss des Vorgangs richtet sich die Aufbewahrung nach den gesetzlichen Fristen:

• Gutachten und Vertragsunterlagen bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen auf, um Ansprüche belegen und abwehren zu können.
• Abrechnungs- und Buchungsunterlagen unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO und § 257 HGB.
• Fotos, polizeiliche Unterlagen und Kontaktdaten löschen wir, sobald sie für die vorstehenden Zwecke nicht mehr benötigt werden.

Während einer laufenden Aufbewahrungspflicht schränken wir die Verarbeitung auf den Aufbewahrungszweck ein.

16. Ihre Rechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Art. 15 DSGVO

Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten.

Art. 16 DSGVO

Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten.

Art. 17 DSGVO

Recht auf Löschung.

Art. 18 DSGVO

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.

Art. 20 DSGVO

Recht auf Datenübertragbarkeit.

Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@kfzschaden.nrw.

17. Widerspruchsrecht

18. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe steht Ihnen nach Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die für uns zuständige Behörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf Telefon: 0211 38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

19. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Angabe Ihrer Kontakt-, Fahrzeug- und Schadendaten ist für den Vertragsschluss und die Erstellung des Gutachtens erforderlich. Ohne diese Angaben können wir den Auftrag nicht ausführen. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht.

20. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet nicht statt. Die in Abschnitt 8 beschriebene automatisierte Auswertung erzeugt ausschließlich Vorschläge, die von Ihnen korrigiert und von unseren Mitarbeitern geprüft werden.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Verarbeitungen oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite abrufbare Fassung.